Un sistema de citas bien organizado es la piedra angular de una programación exitosa, pero incluso los planes mejor trazados pueden convertirse en un caos con un suceso inesperado, como una emergencia dental. Cómo administrar sus citas regulares y emergencias dentales de manera eficiente es clave para mantener contentos a su personal y a sus pacientes mientras cumple con sus propios objetivos de práctica.
Desarrollar una plantilla de programación
No deje sus objetivos de práctica al azar y cree un plan para alcanzarlos con éxito. Parte de sus planes debe incluir una programación efectiva de pacientes, lo que requiere estructura y mantenimiento. Configurar una plantilla detallada para que su práctica siga las necesidades de compromiso y colaboración de todos los miembros de su equipo.
Establece un “día ideal”
Forme la base de su plantilla en función de cómo sería un día ideal para usted y su equipo. Esto lo ayudará a desarrollar un cronograma que le permita a su equipo trabajar a un ritmo constante y cumplir con las expectativas de sus pacientes regulares mientras puede reaccionar a los cambios de programación y satisfacer las demandas de pacientes de emergencia inesperados.
Por ejemplo, los procedimientos principales, incluidas las carillas, las coronas y los puentes, son muy productivos y deberían representar alrededor del 50 % de su día. Los procedimientos moderadamente productivos, como restauraciones, composites, amalgamas y conductos radiculares deberían representar un 40 % adicional, mientras que los ajustes, las emergencias y otros procedimientos misceláneos constituyen el resto.
Se consistente
Proporcione atención predecible y consistente mediante la creación de protocolos clínicos para cada tipo de visita. Elabore planes de tratamiento para cada paciente y asegúrese de que su personal sepa cómo programar citas para cumplir con las asignaciones de tiempo de manera adecuada.
Haga que su equipo suba a bordo.
Organice breves reuniones matutinas con ellos para discutir el programa del día y señalar cualquier problema potencial que se pueda evitar antes de que se convierta en un problema. Elija un gerente de recepción en el que pueda confiar para enfrentar los desafíos del rol y establecer metas para las mejoras.
Sea proactivo para reducir las ausencias
Reducir cancelaciones y no-shows mediante la publicación de una política de cancelación clara. Entréguelo a los nuevos pacientes y muéstrelo claramente en la sala de espera.
Anticípese a las citas olvidadas enviando recordatorios. Envíe un correo electrónico a los pacientes 2 semanas antes de su cita o reenvíe un mensaje de texto directamente a sus teléfonos.
Revise los procesos con regularidad
Revise sus procesos regularmente para monitorear los resultados y ajustarlos si es necesario. Su horario debe ser adaptable para cumplir con las demandas cambiantes y mantener su práctica un paso por delante.
Manejo de emergencias de pacientes nuevos
Servicios dentales de emergencia proporcionar una fuente crucial de nuevos pacientes para su práctica. Manejarlos es vital para mantener una práctica dental exitosa, pero si no se manejan de manera efectiva, su práctica se verá afectada. No todas las emergencias son iguales, pero si su programación de citas no diferencia entre una emergencia mayor y una emergencia menor, es posible que sus horarios regulares de citas estén sobrecargados para acomodar a estos pacientes adicionales.
Las emergencias dentales que representan un gran peligro para la salud bucal requieren la intervención inmediata de un dentista. En general, esto puede incluir tratamientos para detener el sangrado, aliviar el dolor intenso o salvar un diente desplazado. Sin embargo, las emergencias dentales que no son tan graves, aunque requieren tratamiento, no requieren que un dentista intervenga de inmediato. La gran mayoría de las emergencias entran en esta última categoría y, por lo general, pueden esperar.
Programar Emergencias Apropiadamente
Una parte significativa de la producción diaria de un dentista tiene lugar por la mañana. Es lógico que si programa citas de emergencia por la mañana, entonces no estará trabajando en los procedimientos principales altamente productivos de sus pacientes regulares. Esto disminuirá su productividad diaria general y su rentabilidad. Las emergencias menores deben programarse por la tarde cuando tenga más tiempo para tratarlas sin invadir los horarios de las citas regulares de sus pacientes.
Hay algunas escuelas de pensamiento que dicen que el tiempo de emergencia no debe incluirse en los horarios de los dentistas porque gran parte de él no se utiliza, lo que a lo largo del año da como resultado una pérdida sustancial de ingresos. A primera vista, esto puede ser un anatema, pero con un protocolo específico sobre cómo su personal debe lidiar con las emergencias, puede que no sea tan fácil como parece.
La formación del personal
Capacitar a su personal para saber la diferencia entre emergencias mayores y menores le dará a su práctica un mejor manejo de cómo programarlas sin causar estragos en las citas regulares de sus pacientes.
Los asistentes dentales pueden estar capacitados para manejar y clasificar a los pacientes de emergencia, tomando las radiografías y exploraciones adecuadas, antes de informarle sobre la situación. El personal que hace citas en la recepción puede recibir una lista de emergencias dentales leves y mayores para que puedan programar una cita según corresponda. Si no están seguros, pueden hablar con un asistente dental sobre cómo proceder en una situación específica.
Realizar solo tratamiento de emergencia
La mayoría de los tratamientos de emergencia pueden llevarse a cabo con relativa rapidez, siempre que se trate solo de un tratamiento de emergencia, no de un plan de tratamiento completo. Si un paciente insiste en tratamiento dental de emergencia para un problema menor, es probable que pueda cambiar el tratamiento rápidamente para que no sea perjudicial para sus horarios, mientras mantiene feliz a su nuevo paciente. Por ejemplo, si el diente de un paciente se ha roto (y no siente dolor), una corona temporal para brindar un resultado cosmético decente solucionará el problema del paciente en el ínterin hasta que pueda programar otra cita.
Su nuevo paciente de emergencia, por supuesto, deberá regresar para someterse a un examen completo, un plan de tratamiento y una estimación por escrito de los costos antes de que se lleve a cabo cualquier atención adicional. Sin embargo, para su práctica, sus pacientes habituales y su nuevo paciente de emergencia, es una situación en la que todos ganan, y todo lo que se requiere es que su recepción programe otra cita para su paciente de emergencia antes de que se vaya para que pueda discutir la siguiente. pasos con ellos.
Conclusión
Un programa de pacientes efectivo reducirá los niveles de estrés y facilitará mucho la vida para usted y su equipo. Al tratar las emergencias de manera eficiente, tanto sus pacientes nuevos como los habituales recibirán la atención que esperaban, y usted y su equipo se ajustarán al cronograma que hace que la vida sea mucho más prometedora para todos ustedes.
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