Reduzca las ausencias y las cancelaciones con poca antelación

smiling goat with bracesEvitar no presentarse y cancelaciones con poca antelación

¿Sabe por qué los pacientes cancelan con poca antelación o simplemente no se presentan a las citas? ¡Porque ellos pueden!

Es demasiado fácil para ellos cancelar o no presentarse. ¿Hacen lo mismo con los consultorios médicos? Por lo general, no porque hay consecuencias por faltar a las citas médicas. Desafortunadamente, es posible que nunca pueda eliminar las cancelaciones con poca antelación, pero puede evitar que ocurran y tomar medidas positivas si ocurren. A continuación se presentan algunas sugerencias para secuencias de comandos al hacer citas y qué hacer si alguien está tratando de cancelar.

Hacer la citat

En lugar de preguntarle al paciente si le gustaría programar su próxima cita, intente:

“Al médico (o higienista) le gustaría verte de nuevo en seis meses. Programaré su cita ahora para asegurarnos de que tengamos un horario conveniente reservado para usted. ¿Prefieres por la mañana o por la tarde?

¿Podría mirar cuidadosamente su horario y decirme qué día de la semana es menos probable que lo interrumpan?

“¿Prefieres una cita por la mañana o por la tarde?”

“¿Podría llamarme por lo menos con dos días hábiles de anticipación si necesita cambiar la cita? Esto le ayudará a evitar cargos de reprogramación innecesarios”

***** Nota ****- Si reserva la cita de atención continua con seis o nueve meses de anticipación, dígale al paciente que recibirá una llamada de cortesía una semana antes de la cita. Tome nota de esa llamada en su software dental y cuando haga la llamada, use la misma palabrería que se muestra a continuación.

preconfirmación

¿Necesitas que te llame como ¿cortesía?»

Si el paciente dice, ‘no’, entonces diga “muy bien, estoy preconfirmando esto con usted ahora. ¿Hará algo por mí? Si necesita cambiar esa cita por cualquier motivo, ¿podría llamar con al menos dos días hábiles de anticipación? Esto le ayudará a evitar cargos de reprogramación innecesarios.

Hacer la llamada de cortesía

“Hola señora Jones. Esta es Diane de la oficina del Dr. ___________. Esta es su llamada de cortesía. Te esperamos el jueves 31 de mayo a las 10:20 am

Primeros auxilios para cancelaciones

Escúchelos y diga “Oh,…eso es un problema. ¿Podría esperar mientras obtengo su historial?”

Mira tres cosas en el gráfico:

1. El estado del paciente

2. ¿Cuál es el tratamiento?

3. ¿Por qué se lo hacen?

Recuerde que algunos tratamientos son sensibles al tiempo y no deben esperar.

“Tom, tienes una caries activa presente y cuanto más esperes, significa que podría requerir un tratamiento más extenso. ¿No hay forma de que puedas hacerlo?

Si es un motivo válido para cancelar, diga «déjame ver qué puedo hacer para reprogramar”.

Pruebe estas poderosas habilidades de comunicación y reduzca la cantidad de ausencias y cancelaciones con poca antelación en al menos un 30 %.

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